Griffiers en digitalisering

Hoe kunnen griffiers in gemeenteraden en provincies de mogelijkheden van digitalisering benutten om de kwaliteit van het raadswerk, het raadsdebat en de lokale en provinciale democratie te verbeteren? Daarover gaat dit rapport, dat we schreven op verzoek van de Vereniging van Griffiers en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Hoeders van het democratisch proces in gemeenten

Griffiers bekleden een spilfunctie tussen gemeenteraden en Provinciale Staten enerzijds, en bestuurders, ambtenaren en inwoners anderzijds. Zij vormen de voelsprieten van de volksvertegenwoordigers en zijn de hoeders van de kwaliteit van het democratisch proces in gemeenten en provincies.

Vanuit hun positie en groeiende professionaliteit kunnen gemeenten het debat en de politieke besluitvorming ondersteunen. Ook kunnen ze het initiatief nemen om nieuwe mogelijkheden te verkennen om processen te versterken.

Voorbeelden en ideeën voor andere griffiers

Uit dit onderzoek blijkt dat elke gemeente en provincie een eigen aanpak vraagt. Het rapport reikt handvatten aan om van elkaar te leren en de mogelijkheden van deze digitale tijd te benutten. Tijdens onze interviews en de workshop die we in het kader van dit onderzoek organiseerden, gaven griffiers ons tal van voorbeelden en ideeën om digitale en andere instrumenten in te zetten voor de uitdagingen waarvoor zij zich gesteld weten.

De inzichten uit dit rapport kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de belangrijke functie die griffiers vervullen.

Ons uitgangspunt is dat digitalisering pas waardevol kan zijn voor professioneel gebruik door griffiers, als het de belangrijkste uitdagingen in de lokale democratie die er liggen adresseert. Technologie kan namelijk op verschillende manieren worden ingezet. Uiteindelijk gaat het erom te ontdekken hoe digitale middelen tot maatschappelijke meerwaarde kunnen leiden.

Drie uitdagingen voor de lokale democratie

In dit onderzoek, dat we op verzoek van de Vereniging van Griffiers en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten hebben gedaan, onderscheiden we drie belangrijke uitdagingen voor de lokale democratie. Deze zijn naar voren gekomen uit literatuurstudie en uit interviews met griffiers en raadsleden.

1. Omgaan met de overvloed aan potentieel relevante informatie
   Raadsleden worden geconfronteerd met een overvloed aan informatie. Dit komt niet alleen omdat de beschikbaarheid van informatie toegenomen is, maar ook omdat er de afgelopen jaren meer taken bij gemeenten zijn ondergebracht.
   
   Het is een uitdaging voor elk raadslid en voor elke fractie, maar ook voor een griffie(r), om zich een weg te banen door de stapels informatie. Alles lezen is onmogelijk en goed selecteren is een opgave. En er komt niet alleen informatie vanuit het college, maar ook vanuit de buitenwereld, via tal van kanalen en bronnen. De digitalisering heeft de drempel om raadsleden van informatie te voorzien aanzienlijk verlaagd.
   
   Raadsleden geven in de interviews blijk van fear of missing out: het gevoel alles te moeten lezen omdat ze overal op kunnen worden aangesproken. Steeds meer informatie maakt het voor raadsleden ook moeilijker om te sturen op hoofdlijnen.
    
2. Eigen prioriteiten stellen vanuit de raad
   Raadsleden vervullen drie functies in het lokaal bestuur: ze vertegenwoordigen de inwoners, ze stellen kaders voor het beleid, en ze controleren de uitvoerende macht. Het controleren van het college slokt in de praktijk heel veel tijd op.
   
   Door de stijging van de werklast en de groei van de informatiestroom vanuit het college, laten raadsleden zich doorgaans sturen door de college-agenda. Om goed invulling te geven aan de kaderstellende en de vertegenwoordigende functie, moeten raadsleden de tijd en ruimte kunnen vinden voor een meer proactieve rol. Dat blijkt in de praktijk steeds lastiger.
    
3. In verbinding blijven met inwoners
   Voor raadsleden is het ingewikkeld om stevige verbindingen met de samenleving te onderhouden. Raadsleden worden geregeld opgeslokt door de gemeentelijke beleidsagenda en de interactie met het college. Bovendien is hun werk complexer geworden door de versplintering van het politieke landschap. Dat maakt het lastiger om politieke meerderheden te vinden. En dat betekent dat raadsleden zich vooral focussen op raadsdebatten en interne interactieprocessen.
   
   Dit gaat ten koste van ruimte voor verbinding met de samenleving. En voor zover die ruimte er nog wel is: hoe ga je met inwoners om die mondiger zijn geworden? En hoe met burgers die juist moeilijk bereikbaar zijn? De huidige vormen van communicatie en besluitvorming sluiten vaak onvoldoende aan op de dynamiek in de samenleving. Tegelijkertijd worden in diverse gemeenten nieuwe instrumenten voor (online) burgerparticipatie toegepast. Hoe zijn raadsleden daarbij betrokken?

Drie ontwikkelperspectieven

Om met deze drie uitdagingen om te gaan, schetsen we drie ontwikkelperspectieven. Per ontwikkelperspectief geven we aan wat er in elk geval op orde zou moeten zijn om bijbehorende uitdaging aan te gaan (niveau 1: must have).

Bovendien beschrijven we wat een griffie, in samenspraak met de raad, zou kunnen doen om verdergaande ambities op de korte (niveau 2: should have) en langere termijn (niveau 3: could have) te realiseren. We laten daarbij zien welke (digitale) instrumenten griffiers in de praktijk kunnen inzetten, om de verschillende doelen te bereiken.

De drie ontwikkelingsperspectieven zijn:

1. Informatie beter managen
   Het informatiemanagement voor raadsleden kan efficiënter, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat raadsleden informatie vanuit het college gemakkelijker tot zich kunnen nemen (niveau 1). Daarbij gaat het om het zo transparant mogelijk maken van informatie, bijvoorbeeld door deze in een heldere structuur aan te bieden. Het gaat erom raadsleden te helpen de voor hen politiek relevante informatie snel te identificeren.
   
   Als de informatie vanuit het college beter behapbaar is, ontstaat daarmee ruimte voor aanvullende informatie van elders die de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, bijvoorbeeld uit de samenleving (niveau 2) en uit onafhankelijk onderzoek (niveau 3).
    
2. Processen vernieuwen
   Veel raadsleden en griffiers vinden dat de raad te vaak pas laat bij de beleidsvorming betrokken raakt en daardoor vooral reactief opereert. Raadsleden willen in plaats van alleen achteraf controleren ook vooraf input leveren en meedenken in het proces van beleidsontwikkeling.
   
   Door controle van het bestuur efficiënter te maken, is er tijdswinst te behalen, waardoor de raad proactiever kan optreden en het politieke debat over het toekomstige beleid beter kan voeren (niveau 1). Dat kan zich uiten als een grotere rol van de raad in de agendavorming, inclusief een krachtigere kaderstellende rol in de ontwikkeling van nieuw beleid (niveau 2), en als een raad die meer ruimte geeft aan de buitenwereld om invloed uit te oefenen op de raadsagenda (niveau 3).
    
3. Meer verbinden met de samenleving
   Gemeenteraadsleden zoeken naar wegen om hun verbinding met de samenleving te verstevigen, om daarmee het draagvlak voor het lokaal openbaar bestuur versterken. Democratische legitimiteit mag geen issue worden. Ook burgers willen vaker gehoord worden en soms meebeslissen bij belangrijke politieke kwesties. Er is brede steun voor aanvullende democratische instrumenten, naast de vierjaarlijkse verkiezingen.
   
   Burgerparticipatie in Nederland kan beter. We onderscheiden verbeteringsmogelijkheden op drie niveaus: meer transparantie van het democratisch proces (niveau 1), meer inspraak door of consultatie van burgers (niveau 2), en meer co-creatie van beleid en meebeslissen door burgers (niveau 3).

Op basis van deze ontwikkelperspectieven doen we ook drie aanbevelingen. Die staan in het tabblad Aanbevelingen.

Dit rapport sluit af met drie aanbevelingen, twee voor individuele griffiers en de derde voor de Vereniging van Griffiers. Ze gaan over hoe (digitale) innovatie in de lokale democratie aan te pakken, passend bij de eigen praktijk.

1. Ga in gesprek met de raad over een digitale (innovatie)agenda
   In het licht van de drie uitdagingen én de lokale situatie, is het belangrijk dat raad en griffie samen doordenken hoe de raad zich wil positioneren ten opzichte van bestuur en bevolking, om vervolgens bijpassende doelen en (digitale) middelen te kiezen. Vervolgens kan de griffie met de raad bespreken welke concrete acties voor de gestelde ambities nodig zijn en welke (digitale) instrumenten, maar ook menskracht en geld, daarbij passen.
    
2. Organiseer de basisprocessen zo efficiënt mogelijk, om daarmee ruimte te scheppen voor de andere ambities
   Om ruimte en tijd te maken voor doelen op hogere ambitieniveaus, is het van belang om minder tijd kwijt te zijn aan een reeks van basisprocessen: het managen van de informatiestroom vanuit het college, het organiseren en faciliteren van de controlerende functie van de raad, als ook het toegankelijk maken van raadsinformatie voor inwoners. Digitalisering kan helpen om de noodzakelijke efficiëntie daarin te bereiken.
    
3. Ondersteun vanuit de Vereniging voor Griffiers de ontwikkeling van digitale (innovatie)agenda’s
   De VvG kan griffiers ondersteunen door een soort digitale agenda op te stellen met onderwerpen die door de vereniging moeten worden opgepakt. Voorstellen hiervoor zijn:

• Een visie op digitalisering van de professionele praktijk van griffiers, waarbij er rekening gehouden wordt met de onderlinge verschillen tussen griffies. Dit rapport geeft daartoe een aanzet.
• Versterking van de eigen kennisbasis, bijvoorbeeld via een lectoraat gericht op het griffiersambt.
• Het bundelen en delen van praktijkvoorbeelden en ervaringen met digitalisering (belemmering, coping mechanismen, risico’s, et cetera) in een Community of Practice.
• Een landelijk aanbod creëren van digitale tools of formats voor raden.
• Standaarden stellen en minimumvereisten formuleren voor digitale systemen, zoals bij de ‘harde’ techniek in de raadzaal, maar ook het raadsinformatiesysteem, onder meer als het gaat om de toegankelijkheid van raadsinformatiesystemen voor burgers. Verder zou de VvG zich actief naar buiten moeten uitspreken voor de open raadsinformatie-API als minimumvereiste voor een raadsinformatiesysteem (een API is een application programming interface: een verzameling definities op basis waarvan een computerprogramma kan communiceren met een ander programma of onderdeel (meestal in de vorm van bibliotheken)).